Tatort Firmenwagen, Fahrplan

Ein Firmenauto, ein Dienstvertrag und eine ziemlich neue interessante Frage zur Umsatzsteuerpflicht des Arbeitgebers.

Haben Sie Firmenfahrzeuge?

Haben Sie einen Fuhrpark und Ihre Mitarbeiter dürfen mit Ihren Wägen auch überwiegend Privat fahren? Hatten Sie schon einmal den Fall, dass ein Mitarbeiter ein Auto erhält, anstatt einer Gehaltserhöhung? Dass Sie einer Geringfügig Beschäftigten auch einen Wagen zugesichert haben? Haben Sie einen Mitarbeiter der Ihnen Geld auf Ihr GmbH Konto zurücküberweist, weil Sie nicht möchten, dass die GmbH für die Tankrechnungen aufkommt, die bei DN-Urlauben anfallen? Wie sieht es aus mit Lohnabzügen? Oder darf auch die Frau eines Mitarbeiters das Auto Privat nutzen und es gibt hierfür keine Eintragungen in den Fahrtenbüchern?

Warum ich das erwähne??? Es gibt eine neue sehr interessante VWGH Entscheidung die mich hellhörig macht. Sie hat es geschafft und ist Teil meines Fahrplans. Könnte für Betriebsprüfungen relevant werden! Wobei das interessante hier nicht die klassische Lohnverrechnung der Tatort ist, sondern der Begehungsort liegt in der Buchhaltung. Quer - für Betriebsprüfungen besondere Vorsicht geboten.

Mein heutiger Impuls: Es lohnt sich mit ab sofort genauer auf den eigenen Fuhrpark hinzusehen! Denn nicht alles, was auf den ersten Blick selbstverständlich erscheint, ist steuerlich auch so zu beurteilen.

Sie müssen wissen, ich liebe es, wenn in einem Unternehmen die Dinge gut ineinandergreifen. Wenn die Buchhaltung stimmt, die Personalverrechnung sauber geführt wird und ein Unternehmer weiß, wo er steht. Wo Baustellen aufgeräumt werden und ich mehr ans wirtschaften als ans absichern denken kann. - Die Frage: Wie kommt mehr Geld rein finde ich viel interessanter und bringt mich viel mehr in Bewegung als die Tatsache: ich bin noch immer am absichern und die To-Do-Liste ist noch sehr lang.

Wie gesagt: Die Saldenliste muss stimmen!! Die offenen Debitoren und Kreditoren müssen abgestimmt sein und auf Knopfdruck sollte erkennbar sein, welches Ergebnis am Ende steht. Bin ich im Plus?

Diese Frage betrifft aber nicht nur die Saldenliste! Bleibt mir das Geld auch, wenn ich geprüft werde??? Oder weiß ich vielleicht gar nicht, dass ich ein Thema mit der Finanz habe. Sehen Sie ... Ich liebe das Steuerrecht!!! Ich bin groß geworden darin. Ich liebe aber vor allem auch die Umsatzsteuer! Bitte hier alles richtig machen. Da gibt es keinen Spaß mit einem Sachbearbeiter der eine USO-Sonderprüfung einführt.

Hier die neuesten Erkenntnisse bezüglich Firmenfahrzeuge:

Am 30. Juni 2026 hat der österreichische Verwaltungsgerichtshof (Ro 2024/15/0028) eine interessante Entscheidung zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Firmenfahrzeugen getroffen. Es geht um etwas, das in vielen Unternehmen ganz selbstverständlich ist: Ein Mitarbeiter erhält ein Firmenauto und darf damit auch privat fahren.

Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Unternehmen und beschäftigen einen richtig guten Mitarbeiter der in Ihrem Namen überwiegend auf Dienstreisen unterwegs ist. Er ist also unterwegs und besucht Ihre Kunden, pflegt Geschäftsbeziehungen und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen erfolgreich bleibt. Dafür stellen Sie ihm ein Firmenfahrzeug zur Verfügung.

Und weil Sie ein Arbeitgeber sind, der seinen Mitarbeitern auch ein gewisses Maß an Vertrauen und Flexibilität entgegenbringt, erlauben Sie ihm, das Fahrzeug nach Feierabend oder am Wochenende privat zu verwenden.

Eine schöne Sache! Der Mitarbeiter freut sich!?  Sie vereinbaren, dass der Mitarbeiter dafür nichts bezahlen muss. Sein Gehalt bleibt unverändert. Er verzichtet auch auf keinen anderen vereinbarten Vergütungsbestandteil. Diese Thematik ist grundsätzlich durch die SBZ-VO gut abgedeckt.

Aber die Finanz stellt sich nun eine völlig neue entscheidende Frage! Nämlich: Erhält Ihr Mitarbeiter das Auto als Gegenleistung für seine Arbeit oder stellen Sie es ihm überwiegend deshalb zur Verfügung, weil er es für seine beruflichen Aufgaben benötigt? Wurde das Fahrzeug im Dienstvertrag verankert?

Das Finanzamt bittet den Unternehmer den wirtschaftlichen Zusammenhang zu erkennen. Wurde ein Fahrzeug gewährt und dafür eine echte Gehaltserhöhung versagt, gibt es einen wirtschaftlichen Zusammenhang - ein Leistungsaustausch - der nun seit Neuestem auch eine USt-Pflicht seitens des Arbeitgebers auslöst. Wie könnte aus Sicht einer GPLB-Prüfung ein Leistungsaustausch aussehen?

Tatort Buchhaltung:

Ein Mitarbeiter bezahlt beispielsweise monatlich 250 Euro, damit er das Firmenauto privat verwenden darf. Hier haben wir grundsätzlich einen entgeltlichen Leistungsaustausch.

Tatort Lohnverrechnung:

Oder Sie vereinbaren mit einem Mitarbeiter, dass er künftig 400 Euro weniger Bruttogehalt erhält und dafür ein privat nutzbares Firmenfahrzeug bekommt. Auch hier lässt sich eine konkrete Gegenleistung erkennen.

Tatort Lohnverrechnung:

Sie verhandeln seit längerem mit einem Mitarbeiter eine größere Gehaltserhöhung aus. Es handelt sich um einen künftigen leitenden Angestellten. Es gibt mehrere Dokumentationen dazu. Der Mitarbeiter erhält einen neuen Side Letter zum Dienstvertrag. Ein All-In Vertrag bei dem ersichtlich wird, dass das heruntergerechnete Grundgehalt geringer ist als es eigentlich sein sollte. Und Sie argumentieren: Dafür hat er ein Auto und ein Handy erhalten.

Lohnsteuer und Umsatzsteuer sind zwei unterschiedliche Betrachtungen. Das sollten Sie als Unternehmer unbedingt wissen.

Gerade bei Unternehmen mit einem größeren Fuhrpark, wechselnden Dienstfahrzeugen oder Elektroautos lohnt es sich deshalb, die bestehenden Vereinbarungen und Abrechnungen mit JETZT genauer anzusehen.

Wer nutzt welches Fahrzeug? Warum wird es zur Verfügung gestellt? Darf der Mitarbeiter damit nach Hause fahren? Gibt es einen Eigenbeitrag oder eine Gehaltsumwandlung? Wurde alles richtig dokumentiert, verschriftlicht und für eine Prüfung sauber abgespeichert?

Sie wissen ja ... ich mag es, wenn die Basis stimmt.

Und dann gibt es noch unsere Elektroautos.

Elektrofahrzeuge sind aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie können wirtschaftlich interessant sein und bieten unter bestimmten Voraussetzungen steuerliche Vorteile. Doch auch hier sollten Sie genau hinschauen.

Ein lohnsteuerlicher Sachbezugswert von null Euro bedeutet nicht automatisch, dass die private Fahrzeugnutzung auch umsatzsteuerlich ohne Folgen bleibt!! Wird ein E-Firmenauto gegen einen vereinbarten Gehaltsverzicht zur Verfügung gestellt, kann ein entgeltlicher Leistungsaustausch entstehen.

Wird es hingegen ohne Gegenleistung überlassen, muss insbesondere geprüft werden, ob aufgrund eines bestehenden Vorsteuerabzugs eine Eigenverbrauchsbesteuerung erforderlich ist.

Und dann gibt es vielleicht noch eine Wallbox beim Mitarbeiter zu Hause, Ladestromkosten oder ein Fahrzeug, das alle sechs Monate ausgetauscht wird.

Sie sehen ... aus einem einzigen Firmenauto können plötzlich mehrere steuerliche Fragestellungen entstehen.

Ich möchte noch zur Vorsicht erwähnen, auch E-Fahrzeuge mit einem aktuell noch gültigen SBZ von 0,00 sind bitte dem Lohnkonto hinzuzufügen! Bitte genauso dokumentieren! Nur weil es keine LSt-Pflicht auslöst heißt das nicht, dass es vom Prüfer nicht geprüft wird.

Aber genau deshalb lohnt es sich, gut beraten zu sein.

Was ich Ihnen als Unternehmer mitgeben möchte Ich möchte, dass Sie Ihr Unternehmen nicht nur führen, sondern auch verstehen.

Dass Sie wissen, dass es gewisse Themengebiete gibt, wo, wenn Sie bequeme Entscheidungen mit dem Mitarbeiter treffen, diese nachträglich Auswirkungen für sie haben kann.

Bleiben Sie bei klaren Vereinbarungen. Bei einer ordentlichen Buchhaltung. Bei einer zuverlässigen Personalverrechnung. Und bei einem wertschätzenden Umgang mit den Menschen, die täglich zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

Ein Firmenauto kann ein notwendiges Arbeitsmittel sein. Es kann aber auch ein bewusst eingesetzter Vergütungsbestandteil sein.

Beides ist legitim.

Entscheidend ist, dass Sie wissen, welchen Zweck die Überlassung tatsächlich erfüllt und wie sie steuerlich zu behandeln ist. Und bitte: Versuchen Sie nicht, einen bestehenden Gehaltsbestandteil einfach als kostenlose Privatnutzung zu bezeichnen, nur um Umsatzsteuer zu vermeiden.

Das wäre keine gute Stellschraube.